Me kaikki haluamme huutaa pitkän, väsyttävä työpäivän jälkeen - mutta syvälle tiedämme, että jos olisivat vain hieman paremmin organisoidut, asiat eivät olisi niin pahoja. Olisimme valmistautuneempia heille heitetyistä tehtävistä, jotka pystyvät käsittelemään odottamattomia komplikaatioita ja vähemmän todennäköisesti paniikkia, kun on määräaikaa.
Ruotsalainen bisnesguru David Stiernholm tietää tämän myös, ja siksi hän on struktör - joku, joka auttaa ihmisiä ottamaan vastaan päivittäisen häiriön, antaen heille mahdollisuuden kehittää positiivisia tapoja ja keskittyä paremmin.
"Rakenteiden kauneus on se, että jopa yksinkertaisimmilla ja pienimmillä muutoksilla on usein suuria vaikutuksia tuottavuuteen - puhumattakaan myönteisistä tunne- ja henkisistä vaikutuksista", Stiernholm sanoo.
Hän käyttää näitä periaatteita liike-elämässä, mutta he voivat hakea mitä tahansa luomaan koulutusohjelmaa tapahtuman suunnitteluun tai kirjan kirjoittamiseen. Seuraa kahdeksan pisteen suunnitelmaa korvata kaaos rakenne.
1. Hanki suunnitelma paikalleen
Tavoitteiden parantamista on pidettävä hankkeen kaltaisena mihinkään muuhun. Joten ensimmäinen tehtäväsi on päättää kahdeksasta puolen tunnin aikaväliä, kun työskentelet rakennushankkeesi - kuten kokouksia, vain itsesi kanssa. Ensimmäinen korttipaikka on se paikka, jossa ajoitat seuraavien seitsemän, joten onnittelut, olet jo mukana!
Tässä ensimmäisessä kokouksessa löydät keinon palkita itseäsi, kun edistyt ohjelmaa läpi. Jos sinulla on haluamasi gadgetti tai juttu, tee kuponki, jaa se kahdeksaan rahakkeeseen ja anna itsellesi merkki aina, kun täytät osan. Tai sinulla on näkyvä näyttö, jossa merkitset pisteistä pois. Yksi asiakkaistani sai ruutuun erittäin suuria otteluita ja kirjoitti sub-tavoitteen jokaiselle niistä. Jokaiselle saavutetulle päämäärälle hän valaisi ottelun ja sai tuloksen tunteen ottelun aikana palaneen.
2. Valitse Työkalu
Mistä kirjaat tehtävät, jotka sinun on tehtävä? Ehkä jotkut niistä ovat sähköpostiviestejä, jotka on merkitty lukemattomiksi tai merkittyinä, enemmän Post-It-tietokannassa tai kannettavassa tietokoneessa, kun taas vieläkin on jonkinlainen tehtäväluettelosovellus. Tämä on yleinen virhe. Mitä enemmän paikkoja sinulla on muistiinpanoja varten, sitä vaikeampi on selvittää, mitä sinun tarvitsee keskittyä juuri nyt.
Hanki paperi ja kirjoita kaikki asiat, jotka sinun pitää tehdä, kun he tulevat mielesi mukaan. Aloita, mitä sinun on tehtävä tänään, tällä viikolla ja niin edelleen, ja jatka sitä kauemmin eteenpäin kuin sinusta tuntuu olevan hyödyllistä.
Päätä, mistä pidät kaiken tehtävänne nyt. Ei ole väliä, onko tämä digitaalinen työkalu, kuten Outlook, tai kannettava tietokone tai jopa tahmeita muistiinpanoja aluksella. Kun kaikki tehtävät ovat samassa paikassa, huomaat välittömästi, mitä on tehtävä ja milloin - ja että et ole kadottanut mitään ratkaisevaa tai kiireellistä.
3. Selitä tehtävät
Olen työskennellyt yhdessä muotiliikkeen yrittäjän kanssa, joka oli alun perin kätilö. Eräänä päivänä hänen äitinsä, jolla oli epätavallinen ihottuma mahalleen, vieraili hänelle. Oma asiakas ajatteli: "Meidän pitäisi todella tutkia sitä" ja kirjoitti "Tärkeää! Vatsa ", tahmea muistiinpano, liittää sen potilaan lääketieteellisen tietueen etuosaan. Muutaman päivän kuluttua hän löysi potilaan ennätyksen pinoon. Hän oli nähnyt useita muita rintoja ja ei voinut muistaa, mitä hän tarkoitti. Paholainen on yksityiskohtaisesti muotoilemassa tehtäviä.
Siirry luetteloosi ja kirjoita jokaisen tehtävän tiedot konkreettisesti ja perusteellisesti. Jos ensin on tehtävä jokin asia ja sitten toinen ennen kuin voit tarkistaa tehtävät pois luettelosta, jakaa se kahteen erilliseen tehtävään. Varmista, että jokainen tehtävä sisältää verbin ja varokaa verbeistä, kuten "korjata", "varmista" ja muita epäselviä kuvauksia siitä, mitä aiot tehdä - saatat päätyä hämärtämään koko projektin epämääräisen fraseerauksen taakse.
4. Luo kategoriat
Yhden tehtävälistan arvo on selvä. Haittapuoli on se, että pitkän työn luettelon tarkastelu voi tuntua ylivoimaiseksi. Tässä on hyvä rakenne: luokittelemalla voit välttää häiritsemästä näkemällä tehtäviä, joita et ole kiinnostunut käsittelemään juuri nyt, ja on helpompaa keskittyä eteenpäin tehtävään tehtävään.
Missä sinun on tehtävä fyysisesti tehtävän suorittamiseksi? Kuinka kauan tehtävä toteutuu? Milloin tehtävä on täytettävä? Esimerkiksi, jos 20% tehtävistäsi voidaan tehdä työmatkasi aikana, tarkastelet vain viidettä koko luettelosta, kun tarkistat sen junassa.
Digitaalisten tehtävälistatyökalujen avulla voit luokitella tehtävät valitsemalla laatikon tai käyttämällä tarroja tai tunnisteita. Jos tehtäväluettelosi on fyysisessä muodossa, voit käyttää kirjoitusmerkkejä, jakaa tietokoneesi osioihin välilehdillä tai jakajilla tai yksinkertaisesti käyttämällä korostuskynää. Aloita valitsemalla vain yksi tapa luokitella tehtävänne tehtävät ja lisätä lisää luokkia vähitellen - muuten huomaat tämän menetelmän vaikeaksi ja monimutkaiseksi ja palaat muistiin asioista kirjoittamisen sijaan (koska se on vain nopeampi tapa”).
5. Ota aikaa kerätäksesi
Odottamattomat asiat tapahtuvat koko ajan - ja kun he tekevät, aikataulut ja suunnitelmat häviävät. Aiomme tehdä muutoksen ja luoda kunnianhimoisen suunnitelman, mutta jotain odottamaton heittää meidät pois. Aiemmin prioriteetteiksi katsotut tehtävät saattavat yhtäkkiä olla yhtä tärkeitä kuin uudempi, kiireellisempi tehtävä.
Vaara on, että sinusta tuntuu lannistumiselta motiivin sijaan ja päättele, että työtehtäväsi on yksinkertaisesti mahdotonta muuttaa.Joten sinun pitäisi tehdä paras odottaa odottamatonta. Uuden jäsentelytehtävän sijasta käsitellään tätä korttipaikkaa varaukseksi ja käytä sitä mahdollisuutena palata takaisin, jos olet jäänyt takana minkä tahansa edellisen tehtävän kanssa.
6. Hunt Out Millstones
Tehtävien tarkistaminen säännöllisesti listalta antaa sinulle mahdollisuuden kokea toisen vaiheen toteuttaminen ja tehdä jotain. Mutta useimmilla ihmisillä on joitain tehtäviä, jotka pysyvät luettelossa päivinä, viikoina tai jopa kuukausina. He vain istuvat siellä, fermentoivat ja panevat turhautumista, ja viittaan heihin "myllynkiveinä". Joka kerta, kun näet ne valmiina, sinusta tuntuu horjuvalta ja lista menettää jonkin verran arvoa. Plus kauemmin, kun laitat nämä pois, sitä vaikeampi on aloittaa.
Etsi teidän myllyjä ja jokaiselle, tee seuraava mahdollinen askel tehtävä tehtävänä. Tee se pieneksi, niin pieneksi, että sinusta tuntuu melkein hämmentyneeltä kirjoittaa sen tehtäväluettelossasi, ja sitten se on helppoa ja sinä olet matkalla, motivoitunut - mikä on paljon parempi kuin juuttunut ja passiivinen. Voisit jopa saada sellaisen lisäyksen, että tuntuu kuin käsitellä yhtä tai useampaa päivässä.
7. Aikaa saada virtaviivaistettua
On paljon paikkoja, joilla voit tallentaa asiakirjoja. Jos he ovat fyysisiä, he voivat olla aikakauslehtisissä, roikkuvat tiedostokansioissa, postilaatikossa työpöydälläsi tai vain paaluilla; jos ne ovat digitaalisia, ne voivat olla työpöydällesi, jaetulla tiedostopalvelimella, USB-muistilla tai pilvessä … tai näiden versioiden monissa versioissa.
Saatat tietä tietäsi heidän ympärillään, mutta jos olet poissa tai sairas, kukaan muu ei. Toinen vaara on hämmennys - sitä enemmän tiedostoja tai paaluja sinulla on, sitä todennäköisemmin olet näkevä yksi, kun työskentelet toisen ja ajattelette jotain muuta, mitä sinun tarvitsee tehdä.
Valitse yksi (tai edullisemmin) näistä varastointipaikoista. Valitse sitten kolme mitä tahansa tallennat siinä paikassa. Sitten siirrä se muualle tai, vielä parempi, heitä se pois. Olet heti yksinkertaisempaa.
Tutkimuksessa raportoitu tutkimus Harvard Business Review osoitti, että kahdeksan tunnin työpäivän aikana häviää häiriöitä noin 70 minuuttia. Jos voit pienentää tuhlaa vain kymmenesosalla, palaat vastaavan 3½ työpäivän vuodessa.
8. Etsi takaisin etsimään eteenpäin
Tehdä tämä te olette ymmärtäneet paljon asioita siitä, miten työskentelet, ja se antaa sinulle erittäin tärkeän työkalun: ennakointi. Jos voit luoda jatkuvan rutiinin, joka toimii sinulle, voit ennakoida tulevia tapahtumia.
Päätä, kuinka usein sinun on keskeytettävä ja tarkistettava luettelo ja luokat, milloin tämä tehdään, jotta se sopisi sinulle parhaiten (perjantaisin, jotta voit "sulkea" viikon ja rentoutua viikonloppuna tai maanantaina aloittaa viikon ennakoivasti?), ja aikatauluttaa kyseiset paikat. Luo tarkistuslista siitä, mitä aiot käydä heidän aikanaan. Löydät tämän, antaa sinulle enemmän leveyttä - mikä tarkoittaa, että et jää kiinni lähiaikoina olevista määräajoista, ja sinulla on vähemmän todennäköistä, että lopetat asiat viime hetkellä.
Super Structured: Miten voittaa kaaoksen ja voittaa takaisin aikaa David Stiernholm on nyt pois, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Osta amazon.co.uk
Tappaa strategiat tehtäväluettelon hallintaan
Työn maailma muuttuu Alexandra Cavoulacosin ja Kathryn Minshew'n mukaan online-uran keskittimen The Musein ja Uudet työjärjestykset. Seuraa heidän neuvonsa nopeuttaakseen urasi etenemistä ja löytää enemmän aikaa tehdä asioita, joita rakastat.
Ajan sodan voittaminen ei ole kyse siitä, että yritetään satoja online-työkaluja, joilla pyritään auttamaan ammattilaisia tuottavampaan. Kyllä, nämä työkalut voivat auttaa, mutta pohjimmiltaan kyse on uudestaan siitä, miten käytät aikaa. Ja tämä alkaa joka päivä, miten järjestät tehtävät.
Työllisyysverkko LinkedIn laati kyselyn, joka paljasti, kuinka paljon ammattimaiset tehtäväluettelemme tarvitsevat uudistumista. On selvää, että olemme hienoja listalla asioista, joita meidän on tehtävä, mutta eivät ole niin hyviä, että he todella tekevät niitä. Itse asiassa lähes 90% ammattihenkilöistä myöntää, että he eivät pysty suorittamaan kaikkia tehtäviään tehtäväluettelossa keskimääräisen työpäivän loppuun mennessä. Joten jos olet kyllästynyt ottamaan samanpäiväiset tehtäväluettelot joka päivä - ja tulossa lyhyeksi - tässä on neljä keskeistä strategiaa muuttaa kaikki.
1. Pidä yksittäinen päätoimistoluettelo työssä
Olkaamme rehellisiä: jos haluat saada täydellisen kuvan kaikista tehtävistä, jotka sinun tarvitsee tehdä töihin juuri nyt, on mahdollista, että et löydä kaikkea yhdestä luettelosta. Sen sijaan sinulla on todennäköisesti muutamia Post-täällä, tallennettu luonnos sähköpostiisi siellä, tietosi muistiinpanoja, jotka on merkitty tietokoneesi muistioihin ja ehkä puhelimessa oleva tarkistuslista tai kaksi puhelinta, eikö? Mutta jos tavoitteena on todella saada kaikki tekemättä, on oltava yksi paikka työhön liittyville tehtäville. Valitse siis valintasi menetelmä ja aloita konsolidointi.
Luettelo voi olla käsin kirjoitettu luotettava suunnittelija, asiakirja, jota pidät työpöydälläsi, puhelimesi sovellus tai mikä tahansa muu - tämä ei ole keskipitkällä, se on ajatusprosessista.
Varmista vain, että mitä tahansa käyttämääsi menetelmää voit lisätä luetteloosi mistä tahansa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos käytät työpöytäsovellusta, sinun on luotava järjestelmä, jonka avulla voit tallentaa tiedostoja, jotka näkyvät tietokoneesi ollessa poissa tietokoneesta, kuten kokouksessa tapahtuvat tehtävät tai puhelut muistat kotikaupunginne aikana, mitä sinun on tehtävä huomenna.
Haluamme lähettää nämä muistutukset itsellesi ja poistaa sähköpostiviestin, kun olemme siirtäneet ne pääluetteloon.Yksinkertaisesti kirjoittamalla ne kiinni tahmeisiin muistiinpanoihin ja kirjoittamalla ne tiedostoon toimii myös.
2. Noudata 1-3-5-sääntöä
Yksi tapa, jolla olemme muuttaneet paitsi oman tuottavuamme myös koko joukkuomme TheMuse.com-sivustolla, noudattaa 1-3-5-sääntöä, jonka Alex kehitti. Tässä on tärkeä asia: oletetaan, että sinulla on vain yksi suuri juttu, kolme keskisuuria asioita ja viisi pientä asiaa ja rajoittaa tehtäväluetteloasi näihin yhdeksään erään.
Ääni pelottava? No, se on aluksi. Mutta kuten se tai ei, sinulla on vain niin monta tuntia päivässä, ja aiot saada vain rajallisen määrän asioita. Pakottamalla itsesi asettamalla etusijalle luomalla 1-3-5 listoja tarkoittaa, mitä teet, ovat asioita, jotka haluat tehdä, pikemminkin kuin ne, jotka sattuvat tekemään.
Tietenkin tehtävän määrä voi olla joustava. Jos esimerkiksi vietät suuren osan päiväsi kokouksissa, sinun on ehkä vähennettävä tehtävien määrää. Tai jos asema on sellainen, jossa jokainen päivä tuo paljon odottamattomia tehtäviä ja tehtäviä, voit yrittää jättää yhden keskipitkän ja kaksi pientä tehtävää tyhjäksi valmistellessasi pomojesi viime hetken pyyntöjä.
Tämä ei tarkoita, että sinun tarvitsee rajoittaa päätoimintaluetteloasi vain yhdeksään asiaan. Sen sijaan sinun pitäisi säilyttää kahdenlaisia luetteloita: yksi suuri "keittiönpesu" kattava luettelo kaikesta, mitä sinun on tehtävä jossain vaiheessa (kaikki yhdessä paikassa) ja toinen, joka on lyhyempi ja antaa sinulle marssitilauksia mitä tarvitset tehty tänään.
Suosittelemme, että ennen kuin lähdet työstä illalla, kestää muutaman minuutin määrittääksesi 1-3-5 seuraavalle päivälle, joten olet valmis lyömään maata aamulla.
Etukäteissuunnittelu kuten tämä tarkoittaa myös voit olla enemmän tietoon keskusteluja esimiehesi kanssa, kun hän putoaa jotain uutta, että on tehtävä heti, sekä välineet uudelleen priorisoida muuta työtä. Esimerkiksi, kun yllätyksen esitys pudotetaan sylissäsi, yritä, Voinko saada sen sinulle viisitoista, mutta Q1-raportit eivät ole valmiita vasta huomenna, koska olin aikataulun mukaista työskennellä tänään.”
3. Tee yksi tärkeä tehtävä ennen lounasta
Tämä voi olla kova, mutta se toimii. Ota yksi suurista tai keskisuurista tehtävistäsi ja ratkaise se ensimmäisenä aamulla, jopa ennen sähköpostin tarkistamista, jos voit. Luota meihin, ei ole parempaa tunnetta kuin ylittää tärkeä tehtävä ennen lounasta.
Motivaatioasiantuntija ja kirjailija Brian Tracy kutsuu tätä "syömään sammakkoa", kunnianosoitus kuuluisalle Mark Twain-lainaan: "Syö elävä sammakko ensin aamulla ja mitään huonompaa ei tapahdu sinulle koko päivän."
Kathryn tunnistaa usein "sammakot" seuraavalle päivälle - kaikkein vaikeimpia tehtäviä tai tuntemattomia tehtäviä - ainakin yönä. Se auttaa henkisesti valmistautumaan käsittelemään niitä aamulla, ja se pitää heidät jättämästä heidät pois seuraavaan päivään, seuraavana päivänä.
4. Estää kalenterisi
Jos huomaat, että olet aina yliarvioinut, kuinka paljon voit saada päivässä, yritä jakaa aikaa jokaiselle kalenteriin, kuten kokousaikataulun yhteydessä. Kun olet määrittänyt tehtävän tehtävän tai 1-3-5 -luettelon, yritä ajoittaa ne, estäen kullekin sopivan ajan.
Tärkeä asia on olla realistinen siitä, kuinka kauan jokainen todella ottaa. Tämän tärkeän sähköpostiviestin kirjoittaminen asiakkaalle saattaa kestää 15 minuuttia esimerkiksi, kun valmistat tiimisi Q1-strategiaa, saatat tarvita muutaman tunnin.
On helppoa, mutta vaarallista joutua ansaan antamaan kriittisten työsuoritustarvikkeiden tuhoutua kokouksiin jääneille hetkeille. Kuten taloustieteilijä John Kenneth Galbraith sanoi kerran, "kokoukset ovat välttämättömiä, kun et halua tehdä mitään".
Ellei teidän tehtävänne kuvaaminen ole vain kokousta (ja arvailme, että se ei ole), aikaselaus on erinomainen tapa varmistaa, että käytät aikaa todelliseen työhön: asiat, jotka siirtävät liiketoimintaa eteenpäin ja jotka asiakkaat maksavat yritykselle tuottaa.
Kun yrität tätä, varmista myös, että estät aikasi kalenterissasi sähköpostin, aivoriihi tai muita tärkeitä, mutta ei toimitettavia tehtäviä varten. Jos vastuusi sallivat, yritä estää tunti aamulla ja tunti iltapäivällä, jotta voit työskennellä postilaatikon kautta - ja sitten kurittaa itseäsi olemaan viettämättä aikaa sähköpostin käsittelyn välillä, kun aiot työskennellä jotain muuta.
